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Rechtslage ab 2017:
Notwendigkeit einer elektronischen Registrierkasse ab 01.01.2017 durch Gesetz.Nach der 2.Kassenrichtlinie müssen alle steuerlich relevanten Einzeldaten einschließlich etwaiger mit dem Gerät elektronisch erzeugter Rechnungen im Sinne des § 14 Umsatzsteuergesetz unveränderbar und vollständig aufbewahrt werden. Ein ausschließ-liches Vorhalten aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ausgedruckter Form ist nicht ausreichend. Die digitalen Unterlagen und die Strukturinformationen müssen in einem mit der Prüfsoftware der Finanzverwaltung (IDEA) auswertbaren Datenformat vorliegen.
Ab dem Kalenderjahr 2018 besteht für die Finanzverwaltung die Möglichkeit einer Kassen-Nachschau. Dies ist ein selbständiges Verfahren zur Aufklärung steuerlicher Sachverhalte im Zusammenhang mit der ordnungsmäßigen Erfassung von Geschäftsvorfällen. Die Kassen- Nachschau erfolgt beim Verein ohne vorherige Ankündigung.
Werden digitale Unterlagen bei Bargeldgeschäften nicht entsprechend der 2.Kassenrichtlinie geführt und aufbewahrt, kann dies ein schwerwiegender Mangel sein, der zu Hinzuschätzungen führt. Weiterhin kann diese Ordnungswidrigkeit mit einer Geldbuße geahndet werden.
Checkliste für betriebsprüfungssichere Vereinskasse:
Die elektronische Vereinskasse zeichnet alle Einnahmen und Ausgaben einzeln auf.
Die Einzeldaten sind während der Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren jederzeit verfügbar, lesbar und werden maschinell auswertbar aufbewahrt.
Die Auswertungs-, Programmier-, Stammänderungsdaten werden archiviert.
Handbücher, Bedienungs- und Programmieranleitungen sind vorhanden.
Der Verein kann nachweisen, dass alle steuerlich relevanten Daten manipulationssicher, unveränderbar und jederzeit lesbar gespeichert werden.
Die Finanzverwaltung kann im Rahmen einer Kassen-Nachschau auf alle Daten zugreifen.
Da bis zum heutigen Tag keine Erleichterungen für gemeinnützige Verein geschaffen wurden, sind die gesetzlichen Vorgaben zu beachten.